Pentingnya struktur organisasi dalam perusahaan.

Pentingnya struktur organisasi dalam perusahaan. Kenapa struktur organisasi ini menjadi penting dalam sebuah perusahaan? nanti akan kita lihat dalam postingan kali ini. Tapi sebelumnya, cak motivator  Indonesia akan mengajak teman-teman melihat kondisi beberapa perusahaan dan kaitanya dengan keberadaan struktur organisasi perusahaan tersebut. Pada perusahaan yang sudah maju, maka pasti akan ada struktur organisasinya. Dan biasanya struktur organisasinya juga cukup lengkap dan spesifik. Sudah ada direktur, General Manager, Manager, Supervisor, staff, dan operator. Divisinya juga biasanya sudah cukup komplit mulai dari divisi produksi, keuangan, HRD, administrasi, marketing, tekhnik dll yang semuanya ditampung dalam struktur organisasi ini. Itu, kalau perusahaannya sudah cukup besar dan maju. Tapi untuk perusahaan yang baru mulai berkembang, dan biasanya dimiliki dan dijalankan oleh perseorangan saja, maka mereka ini tidak begitu memperhatikan adanya struktur organisasi. Mereka biasanya berpikir, masih belum penting adanya struktur organisasi, karena dijalankan seorang diri saja sudah bisa jalan. Padahal, kalau mereka mau member perhatian terhadap adanya struktur organisasi ini, usaha mereka akan lebih maju lagi dan lebih tertata, terkontrol serta terarah dengan baik. Mengapa demikian?  Berikut ini jawabanya terkait beberapa hal tentang organisasi :

Pertama. Struktur organisasi merupakan bentuk organisasi (bisnis, social, politik dll) di masa yang akan datang yang kita harapkan. Jadi, Struktur organisasi ini merupakan bentuk impian yang kita inginkan di masa yang akan datang terhadap organisasi kita. Karena itu, sangat disarankan, seberapa kecil bisnis kita saat ini, gambar saja struktur organisasi yang kita inginkan. Bnetuklah secara lengkap divisi-divisinya. Lho cak motivator Indonesia… khan orangnya belum ada, masih sedikit anggotanya?.. Tidak ada masalah, dengan jumlah orang yang sedikit. Yang ada dulu dipasang/ditempatkan sesuai keahlianya. Lha posisi yang belum ada orangnya dalam struktur organisasi harus bagaimana?... Biarkan dulu kosong saat ini. Sambil organisasi perusahaan ini terus berjalan dan tumbuh, maka organisasi ini akan terus merekrut orang sesuai dengan kebutuhan perkembangan. Nah pada saat itulah, posisi yang kosong dalam struktur organisasi itu mulai kita isi dengan orang-orang yang berkompeten. Isi posisi itu dengan cara bertahap.

Kedua. Struktur organisasi dalam perusahaan akan memudahkan kita melakukan pendelegasian wewenang. Artinya pada waktu pucuk pimpinan (pemilik bisnis) organisasi mendapatkan pekerjaan yang cukup banyak (ada marketing, produksi, keuangan, administrasi dll), maka pimpinan tinggal mendelegasikan wewenangnya sesuai spesifikasi orang yang ada di bawahnya. Misalkan, untuk mengatur produksi didelegasikan ke manager/pimpinan produksi. Untuk pekerjaan keuangan dan anggaran didelegasikan ke manager/pimpinan keuangan. Demikaian juga dengan administrasi. Jadi adanya struktur organisasi di dalam perusahaan akan memudahkan pembagian pekerjaan yang akhirnya akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan.

Ketiga. Struktur organisasi akan memudahkan semua anggota organisasi mengetahui arah dan tujuan perusahaan yang akan dicapai. Secara rencana jangka pendek, menengah dan panjang, masing masing divisi memiliki target yang harus dipenuhi oleh masing masng pimpinan divisi. Ini artinya, ada titik dimana semua anggota organisasi harus mengarah ke sana. Misalnya, divisi marketing punya target 10 milliar, Divisi HRD targetnya kualitas SDM meningkat 50 persen dari sekarang, divisi tekhnik mempunyai target tidak ada mesin bermasalah pada saat proses produksi dll.

Keempat. Struktur organisasi akan memudahkan kontroling semua pekerjaan. Dengan adanya struktur yang berjenjang dari atas ke bawah, maka setiap pekerjaan yang didelegasikan akan mudah di control ke karena sudah ada jalurnya masing-masing yang sudah terspesifikasi.

Kelima. Struktur organisasi juga akan memudahkan semua karyawan melihat jalur karier (career path & Individual Development Analysis) yang akan ditempuhnya. Karena semuanya memiliki jalur organisasi ke jenjang yang lebih atas. Dus ini berarti setiap posisi/jabatan yang dipangku seseorang juga punya khans untuk promosi jabatan ke yang lebih atas.

Baiklah, untuk lebih jelasnya, akan cak motivator Indonesia contohkan organisasi di perusahaan klien yang dimiliki cak motivator Indonesia. Pada satu waktu yang lalu, cak motivator diundang pebisnis ke perusahaanya untuk melakukan perbaikan management. Data awal yang didapatkan, semua karyawan jumlahnya 160 orang, tidak ada struktur organisasi, hanya ada 3 orang kepercayaan dan 3 orang administrasi kantor yang dminta mengendalikan 154 karyawan produksi. Bisa dibayangkan, bagaimana mungkin 6 orang bisa mengendalikan 154 karyawan produksi. Jelas tidak mungkin, karena rentang kendali seseorang itu maximal sampai 15 orang atau bahkan ada yang menyebut hanya 10 orang saja. Memang, semua pekerjaan berjalan. Tapi kita tidak tahu, apakah 154 karyawan itu sudah bekerja disiplin, maximal atau malah main main saja.

Mengetahui kondisi ini, cak motivator langsung merencanakan struktur organisasi, setiap mesin conveyoryang dikerjakan oleh 10 sampai 18 orang harus diketuai oleh seorang supervisor, dan di atas supervisor ada manager produksi. Jadi setidaknya, ada sekitar 10 orang supervisor yang mengendalikan 10 sampai 18 orang operator. Dengan struktur baru ini, kita akhirnya mengetahui personel mana saja yang kerjaanya hanya main main dan personel mana yang sudah disiplin dalam bekerja. Sesudah menjalankan struktur organisasi ini, akhirnya kedisplinan karyawan dalam bekerja menjadi lebih baik. Kontrol terhadap perilaku karyawan juga lebih terdeteksi.

Baiklah, itu sekelumit pengalaman cak motivator Indonesia tentang Struktur organisasi. Bagaimana dengan anda yang belum punya struktur organisasi. Sudah mulai untuk mencoba membuatnya.?

Salam…

(Agung Kurniawan Muhammad – Cak Motivator Indonesia – Konsultan HRD)