Regenerasi Karyawan dalam Perusahaan.

Regenerasi karyawan dalam perusahaan merupakan hal yang memang semestinya dilakukan, karena yang namanya karyawan seringkali keluar masuk perusahaan dalam waktu yang tidak diduga-duga oleh management, khusus di lingkup HRD yang menangani, recruitment dan resign karyawan. Beberapa perusahaan tingkat keluar – masuk karyawan (turn over) cukup tinggi. Bahkan beberapa perusahaan waralaba multinational mengalami turn over yang sangat tinggi, di kisaran angka setiap minggu ada yang keluar dari perusahaan. Karena itu, perusahaan-perusahaan semacam ini cukup antisipatif dalam masalah regenerasi. Di lain posting nanti, Cak motivator Indonesia akan menulis tentang “Turn Over Karyawan”. Tapi kali ini, kita akan membahas tentang regenerasi karyawan dalam perusahaan.

Yang dimaksud dengan regenerasi adalah pergantian karyawan baik yang di status staff atau leader (supervisor, manager), baik karena posisi tersebut ditinggalkan personel sebelumnya karena promosi jabatan atau keluar perusahaan. Regenerasi ini harus dipersiapkan, tidak bisa dilakukan secara mendadak (tiba-tiba langsung melakukan pergantian). Secara umum pergantian karena adanya personel yang dipromosikan akan sangat matang persiapanya, karena sudah ada proyeksi. Tapi untuk pergantian karena ada personel yang keluar meninggalkan perusahaan, kadang kala membuat management (khususnya HRD)  jadi agak kalang kabut. Nah… supaya tidak kalang kabut, maka persiapanya harus dilakukan secara terstruktur organisasi. Baiklah segera kita mulai, persiapan apa saja yang harus dilakukan supaya regenerasi ini bisa berjalan dengan baik.

Pertama. Buatlah struktur organisasi yang jelas dalam bisnis atau perusahaan anda. Kalau bisnis atau perusahaan anda belum memiliki Struktur Organisasi, maka segera buatlah dan isilah setiap posisi itu dengan orang yang tepat. Dalam struktur organisasi, akan Nampak tingkatan jabatan dan posisi seseorang dari yang paling tinggi sampai ke tingkatan yang terendah. Nah, kalau ada 1 personel dalam organisasi itu yang akan meninggalkan posisinya (baik karena promosi atau keluar kerja dari perusahaan), maka kita bisa mengangkat penggantinya dari orang yang di bawahnya yang punya kemampuan mendekati dengan orang yang akan digantikan tadi. Karena itu, struktur organisasi ini menjadi hal yang penting untuk dimiliki perusahaan.

Kedua. Adanya second layer/tandem/assisten dari setiap posisi/jabatan yang ada. Sebagai contoh, seorang Supervisor haruslah punya wakil/assistant. Second layer/tandem/assisten ini haruslah memiliki kemampuan yang mendekati kemampuan seorang Supervisor. Nah kalau supervisornya keluar, maka orang second layernya langsung bisa menggantikanya.

Ketiga. Pada kondisi tertentu, kita kesulitan untuk mencari pengganti dari divisi yang bersangkutan. Kalau sudah seperti itu, maka kita bisa melakukan dengan mutasi promosi jabatan. Artinya kita memutasi personel dari divisi lain yang masih terkait. Untuk ini, maka kita harus melihat track record penggantinnya. Bisa dilihat dari Presensinya/tingkat kehadiran, prestasinya, nilai Key Performance Indicator yang dimiliki dan catatan-catatan yang lainnya.

Keempat. Recruitment baru. Cara ini cara terakhir yang bisa dilakukan, jika ketiga cara di atas tidak bisa berjalan. Yaitu dengan melakukan recruitment personel baru. Tentu cara ini membawa konsekwensi yang panjang yang meliputi biaya, waktu dll.

Dari keempat strategi di atas, yang CakMotivator Indonesia bisa sarankan adalah sebisa mungkin menggunakan cara pertama, kedua, ketiga yang lebih smooth. Sehingga regenerasi bisa berjalan lancar tanpa pengaruh yang cukup mengganggu proses produksi maupun management.

Salam…

(Agung Kurniawan Muhammad – Cak Motivator Indonesia – Konsultan HRD)